Een vaste en zichtbare werkwijze voor gemiste afspraken
Een no-show vraagt doorgaans om meer dan alleen een andere afspraakstatus. Het team moet kunnen zien welke patiënt en afspraak betrokken zijn, bepalen welke opvolging passend is en de uitkomst vastleggen. Tempo Booking brengt gemiste afspraken daarom in een afzonderlijke werklijst, zonder toekomstige boekingen automatisch te blokkeren.
Van bevestigde afspraak naar open opvolging
Een afspraak kan pas als no-show worden geregistreerd wanneer ze bevestigd is en het geplande startmoment is aangebroken. Daarmee blijft het onderscheid duidelijk tussen een afspraak die nog moet plaatsvinden en een patiënt die niet op het afgesproken moment aanwezig was.
Zodra een medewerker de afspraak als no-show markeert, maakt Tempo Booking automatisch één open opvolging voor die gemiste afspraak. De oorspronkelijke afspraak blijft herkenbaar en de koppeling met de patiënt blijft behouden. Het team hoeft dus geen los item aan te maken of de belangrijkste context opnieuw over te nemen.
De open opvolging verschijnt in een eigen werklijst. Daardoor blijven gemiste afspraken zichtbaar tussen registratie en afronding, los van de gewone agendaweergave. Medewerkers kunnen het item openen met de bijbehorende patiënt en afspraak en vanuit die context bepalen welke menselijke vervolgstap nodig is.
Context en uitkomst blijven bij het juiste item
Wanneer de opvolging is gestart, kan een gewone afspraakwijziging de gekoppelde patiënt niet vervangen. De actie blijft zo verbonden met degene voor wie de no-show werd geregistreerd. Ook wanneer de planning later verder verandert, blijft begrijpelijk op welke gemiste afspraak de opvolging betrekking heeft.
De werklijst maakt onderscheid tussen open en afgehandelde opvolging. Bij afronding noteert een medewerker de uitkomst in de verplichte afrondnotitie en sluit daarna het item. Zo verdwijnt een no-show niet uit beeld voordat het team daadwerkelijk heeft vastgelegd hoe de opvolging is behandeld.
Een open no-show-opvolging vormt geen automatische blokkade voor een volgende boeking. Tempo Booking legt de gemiste afspraak en de opvolging vast, maar laat de praktijk iedere situatie afzonderlijk beoordelen. De werklijst ondersteunt daarmee een consistente afhandeling zonder zelf een algemene beslissing over toekomstige afspraken op te leggen.
Praktijkvoorbeeld: een patiënt verschijnt niet
Een bevestigde afspraak bereikt het geplande startmoment, maar de patiënt verschijnt niet. Een medewerker markeert de afspraak als no-show. Tempo Booking maakt daarop één open opvolging aan waarin de bestaande patiënt- en afspraakcontext zichtbaar blijft.
Een collega opent het item vanuit de werklijst en ziet meteen welke patiënt, behandeling en afspraak betrokken zijn. Na de passende actie legt de medewerker de uitkomst vast in de verplichte afrondnotitie. Pas daarna wordt de opvolging gesloten en verplaatst ze van de open naar de afgehandelde items.
Wil de patiënt ondertussen of later opnieuw boeken, dan verhindert de open opvolging dat niet automatisch. Het team kan de gemiste afspraak en de geregistreerde opvolging bekijken en vervolgens zelf beoordelen wat in die situatie passend is. De geschiedenis blijft herkenbaar zonder dat Tempo Booking een algemene boekingsblokkade toepast.