Een beheersbaar afsprakenproces rond uw consultaties
Een zelfstandige medisch-specialistische praktijk heeft een duidelijke route nodig van online keuze naar een passende consultatie. Tempo Booking brengt de niet-klinische onderdelen daarvan samen: afspraaksoorten met een ingestelde duur, actuele beschikbaarheid, aanvragen of bevestigingen en communicatie vanuit één praktijkomgeving.
Bepaal vooraf welke consultaties online passen
Niet iedere consultatie of controle vraagt dezelfde tijd of kan bij iedere specialist worden ingepland. Wanneer een online agenda alleen vrije gaten laat zien, ontbreekt die noodzakelijke context. In Tempo Booking legt u per afspraaksoort de duur vast en koppelt u de specialisten die voor dat type beschikbaar mogen worden gemaakt.
Praktijkuren, werkblokken, aangeboden diensten en afwezigheden vormen samen het boekbare aanbod. De patiënt ziet daardoor alleen momenten die volgens de ingestelde regels passen. Een tijdelijke afwezigheid of een wijziging in een werkblok werkt door in de beschikbaarheid en voorkomt dat een ogenschijnlijk vrije tijd toch wordt aangeboden.
Frontoffice en specialist hebben daarbij elk hun eigen blik op dezelfde afsprakenstroom. Frontoffice houdt praktijkbreed overzicht over aanvragen, afspraken en statussen. De specialist werkt met de eigen actuele afspraken binnen diezelfde omgeving. Zo blijft de samenwerking rond de agenda centraal zonder dat iedereen een los overzicht moet bijhouden.
Laat uw praktijk aanvragen bewust beoordelen
U start met de consultaties en controles die patiënten via de boekingspagina of widget mogen kiezen. Voor ieder type stelt u duur en beschikbare specialisten in. Vervolgens kiest u op praktijkniveau of online boekingen direct worden bevestigd of eerst als aanvraag binnenkomen. Die ene instelling bepaalt de werkwijze voor de online boekingsstroom van de praktijk.
Een patiënt selecteert een afspraakstype, een gekoppelde specialist en een werkelijk beschikbaar moment. Bij de aanvraagroute kan frontoffice de keuze eerst beoordelen voordat de afspraak wordt bevestigd. Bij directe bevestiging verschijnt zij meteen als bevestigde afspraak. In beide gevallen blijft de actuele status zichtbaar in dezelfde agenda.
Vanuit deze afsprakenstroom kunnen meertalige bevestigingen, wijzigingen en herinneringen worden verstuurd. Wanneer een afspraak als no-show wordt gemarkeerd, verschijnt zij automatisch in de open opvolglijst. Daardoor blijft ook het niet-afgeronde werk na een gemiste consultatie voor het team zichtbaar.
Van aanvraag tot opvolging, zonder klinische beloftes
Stel dat uw praktijk eerste consultaties en controles aanbiedt. U geeft beide een passende duur, koppelt de juiste specialist en legt de werkblokken vast. Een patiënt kiest via de online route een consultatie en ziet alleen beschikbare momenten bij de specialist die aan dat afspraakstype is gekoppeld.
De boeking komt als aanvraag bij frontoffice binnen wanneer u die praktijkinstelling gebruikt. Na beoordeling wordt de status bijgewerkt, de afspraak verschijnt in het gedeelde overzicht en de patiënt ontvangt de bijbehorende berichten. Een latere wijziging of no-show blijft binnen dezelfde afsprakenstroom zichtbaar voor verdere opvolging.
Tempo Booking is in dit voorbeeld een zelfstandige oplossing voor planning en afspraakcommunicatie. Het is geen EPD en voert geen klinische triage of zorgfacturatie uit. Er wordt geen koppeling met ziekenhuis-, EPD- of verzekeringssystemen beloofd. De huidige praktijkomgeving ondersteunt bovendien één locatie.