Beschikbaarheid ontstaat uit regels die samenwerken
Een leeg vak in een agenda is niet automatisch een tijdstip dat online kan worden geboekt. De praktijk moet open zijn, de zorgverlener moet werken en de gekozen dienst moet volledig binnen een geschikt werkblok passen. Tempo Booking combineert die voorwaarden met sluitingen, afwezigheden en bestaande afspraken tot één actuele berekening van de beschikbare capaciteit.
Van praktijkuren naar een uitvoerbaar tijdstip
Praktijkuren vormen de vaste buitengrens van de planning. Binnen die uren legt de praktijk per zorgverlener terugkerende werkblokken vast. Aan elk werkblok kunnen de diensten worden gekoppeld die de zorgverlener op dat moment uitvoert. Zo is niet elk geopend uur automatisch voor iedere zorgverlener of behandeling beschikbaar.
Wanneer een patiënt of medewerker een tijdstip zoekt, controleert Tempo Booking de volledige combinatie. De praktijk moet geopend zijn, de zorgverlener moet een passend werkblok hebben en de gekozen dienst moet voor die zorgverlener zijn toegestaan. Ook de duur telt mee: de volledige behandeling moet binnen het werkblok passen, niet alleen het aanvangsuur.
Aanvragen en bevestigde afspraken reserveren capaciteit in dezelfde planning. Een bezet moment wordt daardoor niet opnieuw aangeboden. De agenda en de online boekingspagina gebruiken dezelfde regels, zodat een tijdstip niet aan de buitenkant beschikbaar lijkt terwijl het intern niet kan worden uitgevoerd. Ongeldige combinaties vallen af voordat iemand ze boekt of opslaat.
Uitzonderingen zonder het basisrooster te verliezen
Een terugkerend rooster beschrijft de normale inzet van een zorgverlener, maar de praktijkweek verloopt niet altijd volgens dat patroon. Vakantie, opleiding en andere afwezigheden kunnen als uitzondering worden vastgelegd. Ook een tijdelijke roosterwijziging kan worden verwerkt zonder de terugkerende werkblokken te verwijderen of later opnieuw op te bouwen.
Sluitingen en uitzonderlijke openingsdagen werken op praktijkniveau. Ze bepalen of de organisatie op een bepaald moment toegankelijk is, ook wanneer een zorgverlener normaal gezien een werkblok heeft. Afwezigheden en tijdelijke roosters verfijnen vervolgens de inzet per zorgverlener. Door die lagen samen te beoordelen, blijft zichtbaar welke regel een bepaald moment uitsluit.
Na een tijdelijke uitzondering wordt het gewone patroon opnieuw leidend. Het team hoeft dus geen vrije ruimte uit losse agenda’s of afzonderlijke lijstjes te reconstrueren. Dezelfde actuele uitkomst wordt gebruikt bij online boeken en bij wijzigingen in de agenda. Dat helpt onmogelijke boekingen voorkomen en houdt de beschikbare capaciteit begrijpelijk voor medewerkers.
Praktijkvoorbeeld: een zorgverlener is een namiddag afwezig
Een zorgverlener werkt volgens het basisrooster iedere dinsdag, maar kan één dinsdagnamiddag niet aanwezig zijn. De praktijk registreert die afwezigheid als uitzondering voor de betrokken periode. Het terugkerende werkblok blijft bestaan; alleen de concrete tijden waarop de zorgverlener afwezig is, worden tijdelijk uit de actuele beschikbaarheid gehaald.
Vanaf dat moment verschijnen die tijdstippen niet meer in de boekingsroute. Ook bij het plannen of verplaatsen van een afspraak in de agenda houdt Tempo Booking rekening met de afwezigheid. Andere zorgverleners en werkblokken blijven beschikbaar wanneer hun eigen praktijkuren, dienstkoppelingen en capaciteit dat toelaten. De uitzondering verandert dus niet méér dan nodig is.
Na de afwezige namiddag neemt het vaste rooster vanzelf opnieuw de leiding. Het team hoeft het oorspronkelijke werkschema niet te herstellen en behoudt tegelijk een duidelijke verklaring voor het tijdelijk onbeschikbare moment. Zo kunnen praktijkuren, werkblokken en uitzonderingen samen de werkelijke capaciteit tonen, zonder dat het basisrooster voor één afwijking wordt herschreven.