Een teaminrichting die het echte rooster volgt
Een collega toevoegen is meer dan toegang verlenen. Rollen, diensten, werkuren en uitzonderingen bepalen samen wat iemand in Tempo Booking kan doen en wanneer een zorgverlener werkelijk inzetbaar is voor een behandeling.
Iedere collega werkt vanuit de juiste rol
Nieuwe collega’s krijgen via een uitnodiging toegang tot dezelfde praktijkomgeving. Daarna wijst de praktijk de rol of rollen toe die bij hun werkzaamheden passen. Tempo Booking onderscheidt beheerders, baliemedewerkers en zorgverleners. Die rollen bepalen welke operationele onderdelen en beheermogelijkheden iemand kan gebruiken. Zo kan de praktijk het dagelijkse afsprakenwerk verdelen zonder iedere medewerker dezelfde toegang tot de volledige organisatie-inrichting te geven.
Alleen beheerders richten de organisatie in. Teambeheer, praktijkinstellingen en planningsregels blijven daardoor gescheiden van de handelingen die medewerkers dagelijks rond afspraken uitvoeren. De rol vormt de eerste laag van de inrichting; voor een zorgverlener volgen daarna ook de diensten en beschikbare uren. Door die gegevens per persoon samen te brengen, blijft zichtbaar vanuit welke context een collega werkt en voor welke taken die persoon binnen de praktijk is ingericht.
Diensten en beschikbaarheid per zorgverlener
Voor iedere zorgverlener kiest u welke diensten die persoon uitvoert en legt u terugkerende werkblokken vast. Die combinatie bepaalt welke behandelingen binnen de normale werkuren kunnen worden gepland of online aangeboden. Een zorgverlener is dus niet automatisch voor elke actieve dienst en ieder praktijkuur beschikbaar. De planning gebruikt de individuele koppelingen om alleen combinaties te tonen die bij de ingestelde werkzaamheden en uren passen.
Een vast rooster hoeft uitzonderingen niet in de weg te staan. Tijdelijke roosters en afwezigheden verwerken afwijkende periodes zonder dat het normale patroon hoeft te worden verwijderd. Verlaat iemand de praktijk, dan kan het teamlid worden gedeactiveerd. Die persoon kan vervolgens niet meer inloggen en niet voor nieuwe afspraken worden ingepland. Historische afspraken en communicatie blijven wel aan de juiste medewerker gekoppeld, zodat eerder vastgelegde context niet uit het verleden verdwijnt.
Praktijkvoorbeeld: een zorgverlener start op twee vaste dagen
Een nieuwe zorgverlener begint op twee vaste weekdagen. De beheerder nodigt de collega uit voor de praktijkomgeving en kent de passende rol toe. Daarna selecteert de beheerder alleen de diensten die deze zorgverlener daadwerkelijk uitvoert en legt voor beide dagen de terugkerende werkblokken vast. Vanaf dat moment kan de planning de persoon verbinden met de juiste behandelingen binnen de uren waarop die beschikbaar is.
Is de zorgverlener tijdens een van die weken afwezig of geldt tijdelijk een ander rooster, dan verwerkt de praktijk die uitzondering zonder de vaste werkblokken definitief te verwijderen. De normale inrichting blijft daardoor bruikbaar zodra de afwijkende periode voorbij is. Mocht de samenwerking later stoppen, dan kan het teamlid worden gedeactiveerd. Nieuwe planning en toegang vallen weg, terwijl bestaande afspraken en eerdere communicatie gekoppeld blijven aan de zorgverlener die ze heeft uitgevoerd.