Van behandeling naar een boekbare dienst
Een dienst verbindt wat uw praktijk aanbiedt met wat in de agenda en de online boekingsroute kan verschijnen. Door de inhoud en planningsregels één keer duidelijk vast te leggen, werken medewerkers en patiënten met dezelfde actuele behandeling.
Een herkenbare basis voor iedere afspraak
Bij het aanmaken van een dienst legt u de naam, omschrijving, duur, prijs, kleur en actieve status vast. Die gegevens maken een behandeling herkenbaar wanneer een medewerker een afspraak plant of terugzoekt. Ze geven ook een vaste betekenis aan de keuze die een patiënt tijdens het online boeken ziet. Zo verwijst dezelfde dienst in de hele afspraakstroom naar dezelfde behandeling, zonder dat de praktijk op verschillende plaatsen een afwijkende versie hoeft te gebruiken.
Vooral de ingestelde duur heeft een directe relatie met de planning. Ze bepaalt hoeveel aaneengesloten ruimte een afspraak nodig heeft binnen een werkblok. De prijs en omschrijving geven extra context, terwijl de kleur helpt om diensten in de agenda van elkaar te onderscheiden. Is een behandeling tijdelijk niet beschikbaar, dan kunt u de dienst inactief maken. De bestaande afspraakgegevens blijven daarbij behouden, maar de dienst wordt niet langer als nieuwe keuze aangeboden.
Dezelfde regels in planning en boeking
Niet iedere zorgverlener voert iedere behandeling uit. Daarom koppelt u per dienst alleen de zorgverleners die ervoor inzetbaar zijn. Binnen hun werkblokken bepaalt u vervolgens welke van die toegestane diensten op dat moment boekbaar zijn. Een dienst wordt zo niet alleen inhoudelijk beschreven, maar ook verbonden met de mensen en uren waarin de praktijk ze werkelijk kan uitvoeren.
De agenda en de online boekingsroute gebruiken dezelfde koppelingen. Wanneer een medewerker plant, kan die alleen passende combinaties van dienst, zorgverlener en werkblok gebruiken. Ook een patiënt krijgt geen tijdstip te zien bij een zorgverlener die de gekozen behandeling daar niet uitvoert. De praktijk beheert daardoor één actuele dienstencatalogus voor beide routes: wat het team plant en wat de patiënt boekt, vertrekt van dezelfde duur, status en zorgverlenerskoppelingen.
Praktijkvoorbeeld: een langere behandeling inplannen
Stel dat een praktijk naast standaardconsulten ook een behandeling aanbiedt waarvoor meer tijd nodig is. De beheerder maakt daarvoor een aparte dienst aan, vult de herkenbare naam en omschrijving in en legt de langere duur, prijs, kleur en actieve status vast. Daarna wordt de dienst alleen gekoppeld aan de zorgverleners die deze behandeling uitvoeren. In hun werkblokken kan de praktijk aangeven op welke momenten de dienst mag worden gepland of online aangeboden.
Wanneer een patiënt deze behandeling kiest, zoekt Tempo Booking niet naar een willekeurig vrij beginuur. De volledige ingestelde duur moet binnen een toegestaan werkblok passen en er moet voldoende aaneengesloten ruimte zijn. Alleen dan kan het tijdstip verschijnen bij een gekoppelde zorgverlener. Wordt de behandeling later tijdelijk stopgezet, dan maakt de praktijk de dienst inactief. Nieuwe keuzes verdwijnen, terwijl de gegevens bij eerder gemaakte afspraken intact blijven.