Rust en overzicht rond ieder individueel gesprek
Een eerste kennismaking, een individueel gesprek en een vervolgafspraak vragen niet altijd dezelfde tijd. Tempo Booking helpt psychologie- en psychotherapiepraktijken het niet-klinische afsprakenproces helder in te richten: met herkenbare afspraaksoorten, actuele beschikbaarheid, één gedeelde agenda en duidelijke communicatie voor cliënten en het praktijkteam.
Geef ieder gesprek een passende plaats in de agenda
Een eerste intake vraagt doorgaans een andere tijdsduur dan een individueel vervolggesprek of een korte evaluatie. Wanneer al die afspraken onder één algemeen type vallen, kan een cliënt een tijdslot kiezen dat niet aansluit op het bedoelde gesprek. In Tempo Booking maakt u daarom afzonderlijke afspraaksoorten met elk een eigen duur.
U koppelt iedere afspraaksoort aan de psycholoog of psychotherapeut die haar aanbiedt. Praktijkuren, persoonlijke werkblokken en afwezigheden bepalen vervolgens welke momenten werkelijk beschikbaar zijn. Zo ziet een cliënt alleen tijden waarop de juiste behandelaar beschikbaar is en blijft de geplande gesprekstijd beschermd tegen boekingen buiten de ingestelde uren.
Zelfstandigen en kleine teams werken vanuit dezelfde actuele praktijkomgeving. Het praktijkoverzicht brengt aanvragen, bevestigde afspraken en wijzigingen samen, terwijl iedere behandelaar de eigen afspraken kan volgen. Contactgegevens, voorkeurstaal en afspraakhistorie blijven bij het afsprakenproces beschikbaar, zodat het team de praktische communicatie rond een volgend gesprek kan terugvinden.
Laat cliënten zelf kiezen binnen duidelijke grenzen
De inrichting begint bij de individuele afspraken die cliënten online mogen boeken, zoals een kennismaking, intake, gesprek of evaluatie. Per type stelt u de duur en geschikte behandelaars in. Op praktijkniveau kiest u vervolgens of een online boeking meteen wordt bevestigd of eerst als aanvraag binnenkomt voor beoordeling door de praktijk.
Via een deelbare boekingspagina of widget kiest de cliënt een passend afspraakstype en ziet vervolgens uitsluitend momenten binnen de ingestelde beschikbaarheid. De keuze verschijnt in dezelfde agenda waarin het team ook handmatig gemaakte afspraken en statuswijzigingen beheert. Zo blijven de online boekingsroute en het dagelijkse praktijkoverzicht met elkaar verbonden.
Bevestigingen, wijzigingen en herinneringen kunnen vanuit de actuele afspraakstatus worden verstuurd. Wanneer een cliënt niet verschijnt, kan de afspraak als no-show worden gemarkeerd en komt zij in de open opvolglijst terecht. Het gemiste contactmoment blijft daardoor zichtbaar totdat iemand binnen de praktijk de opvolging bewust afrondt.
Een herkenbaar praktijkverloop met een heldere afbakening
Stel dat uw praktijk eerste kennismakingen, gewone gesprekken en evaluaties aanbiedt. U geeft elk type de juiste duur, koppelt de passende behandelaars en legt hun werkblokken en afwezigheden vast. Een nieuwe cliënt kiest via uw website een kennismaking en ziet alleen momenten waarop een gekoppelde behandelaar werkelijk beschikbaar is.
Afhankelijk van uw praktijkinstelling wordt de keuze direct bevestigd of eerst als aanvraag beoordeeld. De afspraak staat daarna in de gedeelde agenda en de cliënt ontvangt de beschikbare berichten. Een volgend gesprek plant u als afzonderlijke afspraak op basis van de dan actuele beschikbaarheid; een wijziging blijft binnen dezelfde afsprakenstroom zichtbaar.
Tempo Booking ondersteunt in dit voorbeeld uitsluitend afsprakenplanning, online boeken en afspraakcommunicatie. Het bewaart geen gespreksverslagen, diagnoses of behandelinhoud en vervangt geen inhoudelijk cliëntdossier. De huidige praktijkomgeving is ingericht voor individuele afspraken op één locatie. Zo blijft de belofte bewust beperkt tot het niet-klinische proces rond ieder gepland gesprek.