Communicatie die de actuele afspraak blijft volgen
Een afspraak stopt niet bij het moment waarop ze in de agenda verschijnt. Patiënten verwachten ook een duidelijke bevestiging, een correct bericht na een wijziging en een herinnering die nog bij het geplande tijdstip past. Tempo Booking koppelt die communicatie aan de afspraak zelf en houdt tegelijk rekening met de taalvoorkeur van de patiënt.
Van afspraakstatus naar een herkenbaar bericht
Nieuwe boekingen, wijzigingen, annuleringen en herinneringen hebben elk hun eigen communicatiemoment. In plaats van voor ieder bericht opnieuw gegevens bijeen te zoeken, gebruikt Tempo Booking de actuele patiëntnaam, behandeling, datum, tijd en praktijknaam. Zo vertrekt de inhoud telkens vanuit dezelfde afspraakcontext als de agenda.
Uw team schrijft per communicatieregel een herkenbare boodschap. De afspraak bepaalt vervolgens welke informatie bij dat moment hoort. Wanneer een datum of tijd verandert, blijft de communicatie daardoor verbonden met de aangepaste afspraak in plaats van met een los gekopieerd overzicht.
Ook bij een annulering blijft die samenhang belangrijk. Zodra een afspraak vervalt, vervalt ook de herinnering voor het oude tijdstip. De patiënt ontvangt zo geen bericht meer over een afspraak die niet langer doorgaat, terwijl uw team de geplande en verzonden communicatie vanuit dezelfde operationele context kan terugvinden.
Meertalige sjablonen met een veilige terugval
Tempo Booking laat vier taalvarianten centraal beheren. Uw praktijk kiest een standaardtaal en kan voor iedere communicatieregel de andere varianten invullen. Daardoor blijft de opbouw van het bericht herkenbaar, terwijl de inhoud kan aansluiten op de taal die voor de patiënt is vastgelegd.
De voorkeurstaal van een patiënt is optioneel. Ze staat los van de interfacetaal van een medewerker en van de standaardtaal van de praktijk. Zonder expliciete voorkeur gebruikt Tempo Booking de praktijktaal, zodat een afspraakbericht niet afhankelijk is van de persoonlijke instellingen van degene die de afspraak behandelt.
Een taalvariant wordt alleen gebruikt wanneer ze volledig beschikbaar is. Is de gevraagde variant onvolledig, dan valt Tempo Booking terug op de complete versie in de standaardtaal van de praktijk. De gevraagde en werkelijk gebruikte taal blijven apart herkenbaar, zodat het team kan begrijpen waarom een bepaald bericht in die taal klaarstaat of is verzonden.
Praktijkvoorbeeld: een patiënt verkiest Engels
Een patiënt boekt een behandeling en heeft Engels als voorkeurstaal. Voor het relevante communicatiemoment controleert Tempo Booking of de Engelse versie van het sjabloon volledig is. Wanneer dat zo is, wordt het afspraakbericht met de actuele patiëntnaam, behandeling, datum, tijd en praktijknaam in die taal samengesteld.
Wordt de afspraak later verplaatst, dan blijft de communicatie de actuele afspraak volgen. Het bijbehorende bericht hoort bij het gewijzigde moment en de herinnering blijft niet gekoppeld aan de oude datum of tijd. Het team hoeft dezelfde afspraakgegevens daardoor niet opnieuw in een afzonderlijke berichtenlijst vast te leggen.
Ontbreekt er toch inhoud in de Engelse variant, dan gebruikt Tempo Booking de volledige standaardvariant van de praktijk. De patiënt krijgt daarmee een compleet bericht en het team kan terugzien welke taal gevraagd was en welke taal werkelijk werd gebruikt. De afspraak blijft in beide gevallen het centrale vertrekpunt.